Stichting Veteranen Capelle aan den IJssel
(Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer)
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Veteranen Capelle aan den IJssel, hierna te noemen Stichting Veteranen, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
- Het bestuur zijn de mensen die daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van
- Leden, zijn alle vrijwilligers zoals, bestuursleden, leden van Raad van Advies, gastheren en gastvrouwen en overige vrijwilligers van de stichting.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, en telefoonnummer.
- Onder stichting wordt verstaan de stichting zoals omschreven in de Statuten.
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier als vrijwilliger bij Stichting Veteranen.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge de Statuten van Stichting Veteranen.
- Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal de tijdsduur dat men vrijwilliger is bij Stichting Veteranen.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door het secretariaat van Stichting Veteranen. Hij/zij heeft daartoe een bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen plannen van de inzet van de vrijwilligers, het e-mailadres voor correspondentie, het telefoonnummer voor onderling afspraken te kunnen maken en het eventueel afleggen van huisbezoeken bij bijzondere gelegenheden. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt in de Cloud, welke is gekoppeld aan de computer.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden. Wel aan de vrijwilligers zodat zij contact met elkaar kunnen opnemen wanneer dit van toepassing is; bijvoorbeeld ziekte, vakantie etc.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
Wat zijn uw rechten
U heeft het recht Stichting Veteranen te vragen welke (persoons)gegevens zij van u verwerkt. Stichting Veteranen zal op dit verzoek (schriftelijk/e-mail) binnen vier weken reageren.
Vervolgens kunt u Stichting Veteranen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren. Zodra de vrijwilligers stopt, zullen de persoonsgegevens worden verwijderd uit het systeem van het secretariaat. Uitzondering hierop zijn de gegevens van gastheren en gastvrouwen, deze gegevens worden na een kalender jaar verwijderd.
Elke vrijwilliger heeft het recht om zijn persoonsgegevens te laten verwijderen.
Inschrijfformulier:
Indien iemand vrijwilliger wil worden bij Stichting Veteranen zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid van Stichting Veteranen. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt indien hij/zij dat wenst.
Aanmeldformulier, niet zijnde vrijwilligers, bij speciale activiteiten:
Voor deelname aan activiteiten van Stichting Veteranen, dient men zich op te geven met naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie zal alleen worden gebruikt voor het speciale evenement. Na de activiteit wordt het nog niet bekende mailadres toegevoegd aan de aanwezige lijst voor de toezending van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Deze mailadressen zullen nooit aan derden verstrekt worden.
Nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven worden naar iedereen gestuurd die kenbaar heeft gemaakt deze te willen ontvangen via zijn e-mailadres. Indien men de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen dient men dit via e-mail kenbaar te maken en worden uw gegevens (naam en e-mailadres) binnen 4 weken verwijderd uit ons bestaand.
Foto’s en video's:
Bij activiteiten georganiseerd door Stichting Veteranen, kunnen foto's of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de nieuwsbrief, website of een presentatie bij een van de activiteiten van Stichting Veteranen. Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen.
Privacy beleid Stichting Veteranen:
Indien nodig, maar jaarlijks in de vergadering van December zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid door het bestuur.
Is Stichting Veteranen voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?
De website van Stichting Veteranen kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van Stichting Veteranen. Dit betekent niet automatisch dat Stichting Veteranen verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Stichting Veteranen is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Data lek:
Bij een eventuele data lek. Zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [Art. 33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal het secretariaat daarvan een registratie bijhouden.
Stichting Veteranen zal op termijn naast deze regels nog een apart protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.
Functionaris gegevensbescherming:
Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Dit document heet "privacy Reglement Stichting Veteranen" en is vastgesteld op 01 januari 2019.
Capelle aan den IJssel, 01 januari 2019